Déclaration protection de la vie privée auth.sdworx.com et myaccount.sdworx.com

Dernière mise à jour: 16 octobre 2019

Le respect de votre vie privée est très important pour SD Worx. La présente politique relative à la vie privée explique comment nous collectons, utilisons, traitons et divulguons vos données à caractère personnel et comment vous pouvez y accéder, les modifier ou les effacer.

Périmètre

La présente déclaration protection de la vie privée s’applique à notre système de gestion des identités et des accès auth.sdworx.com qui contrôle l’accès à nos services en ligne et au portail myaccount.sdworx.com sur lequel vous pouvez consulter et gérer les informations relatives à votre compte SD Worx. 

Aux fins du présent avis, « SD Worx » désigne SD Worx Group S.A., Brouwersvliet 2, 2000 Anvers ainsi que toute autre société SD Worx dont les sites Web et portails font référence à la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne.

Responsable du traitement

La société SD Worx Group S.A., Brouwersvliet 2, 2000 Anvers est votre responsable du traitement, et à ce titre, elle est responsable de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation, de la conservation et de la protection de vos données à caractère personnel conformément à nos normes relatives au respect de la vie privée, à la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne, ainsi qu’au droit national applicable.

Hors périmètre

Les données à caractère personnel que nous traitons pour votre employeur en tant que client de SD Worx concernant nos prestations de services de RH et payroll sont régies par un Contrat de traitement des données distinct que nous avons conclu avec votre employeur. Ce Contrat de traitement des données fait partie intégrante de l’accord de services avec votre employeur et vous garantit que nous collectons et traitons vos données à caractère personnel uniquement selon les instructions de notre client (votre employeur). 

Pour toute question concernant les données à caractère personnel que votre employeur nous fournit dans le cadre de nos prestations de services de RH et de payroll ou concernant vos droits en matière de vie privée en tant que collaborateur, veuillez contacter le service du personnel de votre employeur.

Données que vous-même ou votre employeur nous fournissez

Votre employeur peut nous fournir des informations élémentaires dont vous avez besoin pour créer un compte SD Worx sur notre système de gestion des identités et des accès, notamment :

  • Prénom et nom
  • Adresse e-mail
  • Date de naissance
  • Applications auxquelles vous avez accès

Nous collectons les données à caractère personnel que vous nous fournissez lorsque vous créez un compte ou utilisez nos services en ligne, remplissez un formulaire de contact ou de téléchargement, ou lorsque vous correspondez avec nous d’une autre manière, notamment :

  • Données d’identification telles que votre nom ;
  • Adresse e-mail ;
  • Date de naissance ;
  • Numéro de téléphone portable ;
  • Données que nous utilisons pour sécuriser votre accès à nos services en ligne, comme votre mot de passe ou d’autres informations d’authentification ;
  • Tout autre contenu que vous générez ou que vous nous fournissez en lien avec votre compte (comme une photo sur votre page de profil d’utilisateur, vos préférences de communication ou vos demandes de support).

Données que nous collectons automatiquement

Données comportementales

Si vous nous fournissez vos données à caractère personnel, nous pouvons suivre vos interactions avec des sites Web, des landing pages et des courriels de SD Worx. Notre technologie respecte la fonction Do Not Track dans les navigateurs ; si vous ne souhaitez pas faire l’objet d’un suivi, vous pouvez activer celle-ci dans votre navigateur. 

Cookies

Nous utilisons également des « cookies » (petits fichiers texte envoyés par votre ordinateur à chaque fois que vous visitez notre site Web) pour capturer ou conserver des données. Lorsque nous utilisons des cookies, il s’agit de cookies de session (qui durent jusqu’à ce que vous fermiez votre navigateur) ou de cookies persistants (qui durent jusqu’à ce que votre navigateur les efface). Par exemple, nous utilisons des cookies pour conserver vos préférences linguistiques ou d’autres paramètres, afin que vous n’ayez pas à les configurer à chaque fois que vous visitez nos sites Web, portails ou applications. Certains des cookies que nous utilisons sont associés à votre profil (y compris des informations à votre sujet, telles que votre adresse e-mail), tandis que d’autres cookies ne le sont pas. Pour obtenir des informations plus détaillées à propos de notre utilisation des cookies et comment vous pouvez désactiver les cookies, veuillez consulter notre Déclaration en matière de cookies.

Données concernant l’appareil

Lorsque vous visitez nos sites Web, portails et applications, nous collectons des informations sur l’appareil que vous utilisez. Il s’agit notamment d’informations telles que le type d’appareil, le système d’exploitation, la version, etc. Ces informations nous aident à sécuriser votre compte SD Worx, à vous fournir le meilleur support en cas de problèmes et à prendre en charge les navigateurs et systèmes d’exploitation les plus couramment utilisés.

Journalisation de sécurité

Nous enregistrerons les activités de l’utilisateur afin de détecter à temps tout comportement non autorisé ou malveillant, comme des événements de connexion et de déconnexion, des réinitialisations du mot de passe, ou des changements des droits d’accès de l’utilisateur.

Nous utilisons vos données à caractère personnel à différentes fins commerciales et conformément à différentes bases légales de traitement, y compris pour remplir le contrat avec votre employeur et vous fournir nos services, pour remplir nos obligations juridiques, pour poursuivre nos intérêts légitimes, ou sur la base de votre consentement.

Pour vous donner accès à nos portails et applications sécurisés et faire en sorte que nos services en ligne restent sécurisés et opérationnels

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour vous fournir l’accès auquel vous avez droit aux portails et aux applications. Nous prenons les mesures nécessaires pour faire en sorte que ce type d’informations soit correctement protégé et pour empêcher que des personnes non autorisées aient accès à votre profil (par exemple, au moyen d’une authentification à deux facteurs). En outre, nous utilisons les informations dans nos journaux de sécurité pour veiller à la sécurité de nos services en ligne et pour détecter à temps toute activité non autorisée ou malveillante.

Adresse e-mail

Votre adresse e-mail est utilisée comme identifiant et nom d'utilisateur unique pour votre compte d'utilisateur SD Worx et vos applications SD Worx, ainsi que pour vous envoyer des notifications telles que des modifications de votre compte ou de vos droits d'accès et un comportement suspect. De plus, vous pouvez ajouter une deuxième adresse e-mail comme adresse de récupération pour exécuter une récupération de mot de passe au cas où vous n'auriez pas accès à votre adresse e-mail principale ou à votre téléphone portable.

Date de naissance

Nous utilisons votre date de naissance pour vérifier qu'il s'agit bien de vous et non de quelqu'un d'autre ayant un nom similaire lors de la modification de vos droits d'accès ou des informations de votre compte SD Worx. Votre date de naissance est demandée en tant que telle à titre de contrôle de sécurité supplémentaire afin de mieux contrôler l'accès à vos données et d'éviter toute erreur accidentelle dans le traitement de vos données.

Numéro de téléphone portable

Votre numéro de téléphone portable est utilisé à des fins de sécurité et de récupération. Plus précisément :

  • pour vous permettre d'exécuter une récupération de mot de passe lorsque vous n'avez pas accès à votre compte e-mail
  • pour vous envoyer des codes de mot de passe uniques si vous utilisez l'authentification multifactorielle par SMS
  • de vous envoyer une vérification d'identité supplémentaire par SMS en cas d'opérations ou de comportements suspects liés à votre compte SD Worx
Informations sur l'appareil

Lorsque vous utilisez notre authentification en deux étapes par SMS ou une application d'authentification, vous pouvez faire confiance à votre appareil et ne pas avoir besoin de la deuxième étape sur le même appareil en sélectionnant l'option " Ne plus me demander pendant 30 jours sur cet appareil". Nous utilisons les informations de votre appareil pour vérifier l'appareil connecté à votre compte SD Worx.

Aux fins spécifiques auxquelles vous nous les avez fournies

Lorsque vous remplissez un formulaire pour télécharger un livre blanc, nous utilisons ces données pour vous envoyer un courriel afin que vous puissiez télécharger le livre blanc, ou lorsque vous remplissez un formulaire de contact, nous utilisons les données pour vous apporter la réponse à votre question.

Pour personnaliser votre expérience sur nos sites Web, portails et applications

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour personnaliser nos sites Web, portails et applications en fonction de votre utilisation et de vos préférences afin de vous assurer une expérience de qualité.

Pour améliorer nos sites Web, portails et applications

Nous collectons des données analytiques agrégées de nos sites Web, portails et applications afin d’optimiser continuellement nos plateformes numériques. Nous faisons en sorte d’anonymiser toutes les données que nous recueillons à cette fin.

Pour effectuer des analyses et des études de marché

Nous utilisons également des données agrégées pour effectuer des analyses de tendances, des études de marché et des analyses prédictives.

Nous respectons votre droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les corriger, ainsi que de demander l’effacement ou la limitation de notre utilisation de vos données à caractère personnel conformément au droit applicable :

  • Vous avez le droit de savoir de quelles données à caractère personnel nous disposons ;
  • Vous pouvez nous demander de mettre à jour vos données à caractère personnel si celles-ci sont incomplètes ou incorrectes ;
  • Vous pouvez nous demander d’effacer ou limiter l’utilisation de vos données à caractère personnel ;
  • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous avez un identifiant, vous êtes en mesure d’accéder à certaines informations de contact et à certaines préférences et de les modifier vous-même via le portail myaccount.sdworx.com. 

Pour accéder à d’autres types de données, les contrôler ou les effacer, vous pouvez contacter SD Worx en suivant les instructions de la section Contact ci-dessous.

Nous conservons uniquement vos données aussi longtemps qu’il est pertinent pour nos activités commerciales et opérationnelles, ou à d’autres fins essentielles, comme le respect de nos obligations juridiques, la résolution de litiges, et l’application de nos politiques. C’est également le cas pour toute personne avec qui nous partageons vos données et qui fournit des prestations de services en notre nom. 

Les critères suivants peuvent influencer les périodes de conservation effectives :

  • Pendant combien de temps les données à caractère personnel sont-elles nécessaires à la prestation de nos services en ligne ? Il s’agit notamment du temps nécessaire au maintien et à l’amélioration des performances de nos produits, à la sécurisation de nos systèmes, et à la tenue de dossiers commerciaux appropriés.
  • Sommes-nous contraints de conserver vos données à caractère personnel pour des motifs juridiques, contractuels ou assimilés ? Il peut par exemple s’agir de lois obligatoires portant sur la conservation des données, d’injonctions gouvernementales de préserver des données pertinentes pour une enquête, ou de données à caractère personnel conservées aux fins d’un litige.
  • Avez-vous donné votre consentement pour une période de conservation plus longue ? Si tel est le cas, nous conserverons les données conformément à votre consentement.

Si nous n’avons plus besoin de conserver vos données à caractère personnel, nous les supprimerons de nos systèmes ou nous les dépersonnaliserons afin de ne pas pouvoir vous identifier.

Nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel à d’autres affiliés du groupe SD Worx et à des tiers avec lesquels nous travaillons. Nous partageons des données uniquement avec des organisations tierces que nous engageons pour traiter des données en notre nom (sous-traitants), d’après nos instructions et conformément au droit applicable et à la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne. En divulguant des données à caractère personnel, nous nous efforcerons de limiter la divulgation aux données qui sont directement pertinentes et nécessaires pour atteindre l’objectif spécifié.

Nous ne vendrons ni ne partagerons jamais vos données avec des tiers à leurs fins de marketing ou publicitaires sans votre consentement. 

Si nous sommes d’avis que la divulgation est raisonnablement nécessaire pour nous conformer à une loi, un règlement ou une demande juridique, nous pouvons partager des données :

  • avec des organismes chargés de faire respecter la loi, des organismes gouvernementaux ou des tiers autorisés, à la suite d’une demande vérifiée ou d’une procédure juridique relative à une enquête criminelle ou à une activité illégale présumée ou soupçonnée, ou toute autre activité mettant en jeu notre responsabilité légale, la vôtre ou celle de n’importe lequel de nos utilisateurs ;
  • avec des tiers impliqués dans une procédure juridique, sur présentation d’une assignation, d’une ordonnance du tribunal ou sur une base juridique en grande partie similaire, ou si nous croyons de bonne foi que la divulgation de données est nécessaire afin d’empêcher un dommage physique ou une perte financière imminents, ou afin de signaler des activités soupçonnées d’illégalité.

Nous nous engageons à protéger vos données et employons une équipe de spécialistes en sécurité qui surveillent les mesures de sécurité que nous prenons. Nous avons un programme de sécurité des données, et nous mettons en œuvre et mettons à jour continuellement des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour contribuer à protéger vos données à caractère personnel contre l’accès non autorisé, la perte, la destruction ou la modification. Il s’agit entre autres de protections telles que des pare-feu, le chiffrement de données et des contrôles de sécurité physique et d’accès aux données.

Veuillez noter que vous devez également prendre des mesures afin de protéger vos données à caractère personnel en ligne. Choisissez un mot de passe fort et n’utilisez pas le même mot de passe que sur d’autres sites. Ne partagez votre mot de passe avec personne. SD Worx ne vous demandera jamais votre mot de passe lors d’un appel téléphonique non sollicité ou par un courriel non sollicité.

Si possible, ne vous reposez pas seulement sur votre mot de passe, mais ayez recours aux mécanismes d’authentification forte que nous avons mis à votre disposition. Veillez également à vous déconnecter du site Web et à fermer la fenêtre de votre navigateur lorsque vous avez terminé votre travail. 

SD Worx se réserve le droit de modifier la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne de temps à autre afin de tenir compte des changements dans les pratiques en matière de sécurité, conformément à la présente disposition. Si nous modifions la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne, nous publierons la déclaration révisée sur nos sites Web et mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » indiquée en haut de la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne. 

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente si vous estimez que nous n’avons pas respecté la loi en matière de protection des données. Pour SD Worx Group S.A., vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des données belge, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00 contact@apd-gba.be - www.dataprotectionauthority.be. 

Pour toute question ou réclamation concernant la présente politique relative à la vie privée ou ce sujet, vous pouvez nous contacter à l’adresse privacy@sdworx.com.

Si vous êtes client et que vous avez des questions relatives au respect de la vie privée, vous pouvez contacter votre interlocuteur chez SD Worx.