Online Privacy Statement auth.sdworx.com en myaccount.sdworx.com

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2019

Jouw privacy is zeer belangrijk voor SD Worx. Dit privacybeleid legt uit hoe we jouw persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken, verwerken en delen en hoe jij toegang hebt tot jouw persoonlijke informatie en ze kunt wijzigen of verwijderen.

Scope

Deze Online Privacy Statement is van toepassing op ons auth.sdworx.com identiteits- en toegangsbeheersysteem dat de toegang tot onze online diensten controleert en het portaal myaccount.sdworx.com, waar je informatie over jouw SD Worx-account kunt inzien en beheren. 

Ten behoeve van deze kennisgeving verwijst 'SD Worx' naar SD Worx Group NV, Brouwersvliet 2, 2000 Antwerpen en elke andere onderneming van SD Worx waarvan de websites en portalen naar deze Online Privacy Statement verwijzen

Data Controller

De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens is SD Worx Group NV, Brouwersvliet 2, 2000 Antwerpen, België en is als zodanig verantwoordelijk voor het verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beschermen van jouw persoonlijke gegevens in overeenstemming met onze privacynormen, deze Online Privacy Statement en alle toepasselijke nationale wetten.

Buiten scope

De persoonlijke informatie die we voor jouw werkgever als klant van SD Worx verwerken met betrekking tot de HR- en payrolldiensten die we leveren, wordt geregeld in een aparte Overeenkomst inzake Gegevensverwerking die we met jouw werkgever hebben afgesloten. Dergelijke Overeenkomst inzake Gegevensverwerking maakt integraal deel uit van de dienstenovereenkomst met jouw werkgever en garandeert je dat we jouw persoonlijke informatie enkel verzamelen en verwerken zoals opgedragen door onze klant (jouw werkgever). 

Neem contact op met de personeelsdienst van jouw werkgever voor vragen over de persoonlijke informatie die jouw werkgever ons verstrekt als deel van de HR- en payrolldiensten die we leveren of jouw privacyrechten als werknemer.

Informatie die jij of jouw werkgever ons verstrekt

Jouw werkgever kan ons de basisinformatie bezorgen die nodig is om een SD Worx-account aan te maken op ons identiteits- en toegangsbeheersysteem, inclusief:

  • Voornaam en achternaam
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Toepassingen waar je toegang tot krijgt

We verzamelen persoonlijke informatie die je ons verstrekt wanneer je een account aanmaakt of gebruikmaakt van onze online diensten, een contact- of downloadformulier invult of anderszins met ons correspondeert, inclusief:

  • Identificatiegegevens zoals jouw naam;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Mobiel telefoonnummer;
  • Informatie die wij gebruiken om de toegang tot onze online diensten te beveiligen, zoals jouw wachtwoord of andere authenticatiegegevens;
  • Andere inhoud die je aanmaakt of ons verstrekt in verband met jouw account (zoals een foto op jouw gebruikersprofielpagina, communicatievoorkeuren of vragen voor ondersteuning)

Informatie die we automatisch verzamelen

Gedragsinformatie

Als je ons jouw persoonlijke informatie bezorgt, kunnen we jouw interacties met de websites, landingspagina's en e-mails van SD Worx volgen. Onze technologie respecteert de functie Niet volgen in browsers, dus als je niet wilt worden gevolgd, kun je deze functie in jouw browser inschakelen. 

Cookies

We gebruiken ook 'cookies' (kleine tekstbestanden die bij elk bezoek aan onze website door jouw computer worden verzonden) om gegevens te verzamelen of op te slaan. Wanneer we cookies gebruiken, maken we gebruik van sessiecookies (die duren tot je jouw browser sluit) of permanente cookies (die duren tot jij of jouw browser ze wissen). Zo gebruiken we cookies om jouw taalvoorkeuren of andere instellingen op te slaan zodat je ze niet telkens hoeft in te stellen wanneer je onze websites, portalen of toepassingen bezoekt. Sommige cookies die wij gebruiken zijn gekoppeld aan jouw profiel (inclusief informatie over jou, zoals jouw e-mailadres) en andere cookies niet. Raadpleeg onze Cookieverklaring voor meer informatie over hoe we cookies gebruiken en hoe je ze kunt uitschakelen.

Toestelinformatie

Wij verzamelen informatie over het toestel dat je gebruikt bij een bezoek aan onze websites, portalen en toepassingen, zoals het type toestel, het besturingssysteem, de versie. Die informatie helpt ons jouw SD Worx-account te beveiligen, de beste support te bieden bij problemen en de meest gebruikte browsers en besturingssystemen te ondersteunen.

Beveiligingslogboeken

We registreren de gebruikersactiviteit om tijdig ongeoorloofd of kwaadwillig gedrag te detecteren, zoals het inloggen en uitloggen van de gebruiker, het resetten van wachtwoorden of het wijzigen van toegangsrechten.

We gebruiken jouw persoonlijke informatie voor verschillende zakelijke doelen en volgens verschillende rechtsgronden voor verwerking, onder meer om het contract met jouw werkgever na te komen en je onze diensten te verstrekken, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, om onze gerechtvaardigde belangen na te streven of op basis van jouw toestemming.

Om toegang te geven tot onze beveiligde portalen en toepassingen en onze online diensten veilig en operationeel te houden

Wij gebruiken jouw persoonlijke informatie om je toegang te geven tot de portalen en toepassingen waarvoor je geautoriseerd bent. Wij nemen de nodige maatregelen om dit soort informatie goed te beschermen en te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot jouw profiel (bijvoorbeeld via sterkere authenticatie in twee stappen). Daarnaast gebruiken we de informatie in onze veiligheidslogboeken om de beveiliging van onze online diensten op te volgen en ongeoorloofde of kwaadwillige activiteiten tijdig op te sporen.

Voor het specifieke doel waarvoor je ze ons hebt verstrekt

Wanneer je een formulier invult om een whitepaper te downloaden, gebruiken we de informatie om jou een e-mail te sturen om de whitepaper te downloaden of als je een contactformulier invult, gebruiken we de informatie om jouw vraag te beantwoorden.

E-mailadres

Uw e-mailadres wordt gebruikt als unieke identificatie en als gebruikersnaam voor uw SD Worx-gebruikersaccount en SD Worx-toepassingen, maar ook om u op de hoogte te houden van wijzigingen aan uw account of toegangsrechten en eventueel verdacht gedrag. Bovendien kunt u een tweede e-mailadres toevoegen als hersteladres om een wachtwoordherstel uit te voeren als u geen toegang hebt tot uw hoofdmailadres of mobiele telefoon.

Geboortedatum

We gebruiken uw geboortedatum om te valideren of u het echt bent en niet iemand anders met een gelijkaardige naam bij wijzigingen in uw toegangsrechten of uw SD Worx-accountgegevens. Uw geboortedatum wordt als zodanig gevraagd als extra veiligheidscontrole om de toegang tot uw gegevens beter te controleren en om fouten in de verwerking van uw gegevens te vermijden.

Mobiel nummer

Uw mobiele telefoonnummer wordt gebruikt voor beveiligings- en hersteldoeleinden. Meer specifiek:

  • om u in staat te stellen een wachtwoordherstel uit te voeren wanneer u geen toegang hebt tot uw e-mailaccount
  • om u eenmalige wachtwoordcodes te sturen als u gebruik maakt van multi-factor authenticatie via SMS
  • om een extra identiteitscontrole uit te voeren via een SMS code in geval van verdachte transacties of verdacht gedrag verbonden aan uw SD Worx-account
Toestelinformatie

Wanneer u onze authenticatie via twee stappen met SMS of een authenticatie-app gebruikt, kunt u uw apparaat vertrouwen en heeft u geen tweede stap nodig op hetzelfde apparaat door de optie "Niet opnieuw vragen voor 30 dagen op dit apparaat" te selecteren. We gebruiken informatie over uw toestel om te controleren of het toestel verbonden is met uw SD Worx-account.

Voor het specifieke doel waarvoor je ze ons hebt verstrekt.

Wanneer je een formulier invult om een whitepaper te downloaden, gebruiken we de informatie om jou een e-mail te sturen om de whitepaper te downloaden of als je een contactformulier invult, gebruiken we de informatie om jouw vraag te beantwoorden.

Om jouw ervaring op onze websites, portalen en toepassingen te personaliseren.

Wij gebruiken jouw persoonlijke informatie om onze websites, portalen en toepassingen te personaliseren op basis van jouw gebruik en voorkeuren zodat je een goede ervaring hebt.

Om onze websites, portalen en toepassingen te verbeteren

We verzamelen geaggregeerde analysegegevens van onze websites, portalen en toepassingen om onze digitale platforms continu te optimaliseren. We zorgen ervoor dat alle gegevens die we hiervoor verzamelen, geanonimiseerd zijn.

Om analyses en marktonderzoek uit te voeren

We gebruiken geaggregeerde gegevens ook om analyses uit te voeren, zoals trendanalyses, marktonderzoek en voorspellende analyses.

Wij respecteren jouw recht om toegang te hebben tot jouw persoonlijke informatie, ze te corrigeren of te verwijderen en om ons gebruik van jouw persoonlijke informatie zoals vereist door het toepasselijk recht te beperken:

  • Je hebt het recht om te weten welke persoonlijke informatie wij bewaren.
  • Je kunt ons vragen om jouw gegevens bij te werken als jouw persoonlijke informatie onvolledig of onjuist is.
  • Je kunt vragen om jouw persoonlijke informatie te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.
  • Je kunt je verzetten tegen de verwerking van jouw persoonlijke informatie.

Als je over een gebruikersaccount beschikt, heb je toegang tot bepaalde contact- en voorkeurgegevens die je zelf kunt wijzigen via onze portal myaccount.sdworx.com 

Om toegang te hebben tot andere soorten informatie, ze te controleren of te verwijderen, neem je contact op met SD Worx volgens de aanwijzingen in het onderdeel 'Contact' hieronder.

Wij bewaren jouw gegevens zolang ze relevant zijn voor onze commerciële en operationele activiteiten of voor andere essentiële doeleinden zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het handhaven van ons beleid. Dit geldt ook voor iedereen met wie wij jouw informatie delen en die namens ons diensten verleent. 

De volgende criteria kunnen een invloed hebben op de effectieve bewaartermijnen:

  • Hoelang hebben we de persoonlijke informatie nodig om onze online diensten te leveren? Dit omvat het onderhouden en verbeteren van de prestaties van onze producten, onze systemen veilig houden en de juiste bedrijfsdocumenten bijhouden.
  • Zijn wij om wettelijke, contractuele of soortgelijke redenen verplicht om jouw persoonlijke informatie te bewaren? Voorbeelden zijn onder meer verplichte gegevensbewaringswetten, bevelen van de overheid om gegevens te bewaren die relevant zijn voor een onderzoek, of persoonlijke informatie die voor een rechtszaak wordt bewaard.
  • Heb je toestemming gegeven voor een langere bewaartermijn? In dat geval bewaren wij de gegevens in overeenstemming met jouw toestemming.

Wanneer we jouw persoonlijke informatie niet langer hoeven te bewaren, verwijderen we ze uit onze systemen of depersonaliseren we ze zodat we je niet kunnen identificeren.

We kunnen jouw persoonlijke informatie doorgeven aan andere leden van de SD Worx Group en aan derden met wie wij werken. We delen alleen gegevens met derden (verwerkers) die wij inschakelen om namens ons, op basis van onze instructies en conform de toepasselijke wetgeving en dit Online Privacy Statement, informatie te verwerken. Als we uw persoonsgegevens delen, proberen wij de hoeveelheid persoonlijke informatie die wij delen zoveel mogelijk te beperken tot wat direct relevant en noodzakelijk is om het gespecificeerde doel te bereiken.

Zonder jouw toestemming zullen wij jouw gegevens nooit verkopen of delen met derden voor hun marketing- en reclamedoeleinden. 

We kunnen informatie delen als we van mening zijn dat de openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan een wet, regelgeving of wettelijk verzoek:

  • aan wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties of bevoegde derden als reactie op een geverifieerd verzoek of juridische procedure in verband met een strafrechtelijk onderzoek of vermeende of vermoedelijke illegale activiteit of andere activiteit waardoor wij, jij of een van onze andere gebruikers wettelijk aansprakelijk zouden kunnen worden gesteld;
  • aan derden die verwikkeld zijn in een gerechtelijke procedure, indien ze ons een dagvaarding, gerechtelijk bevel of een in wezen vergelijkbare wettelijke basis geven, of we anderszins te goeder trouw menen dat de openbaarmaking van informatie noodzakelijk is om dreigende fysieke schade of financiële verliezen te vermijden of een vermoedelijke illegale activiteit te melden.

We zetten ons in om jouw gegevens veilig te houden en hebben een team van beveiligingsspecialisten in dienst die toezicht houden op de veiligheidsmaatregelen die we nemen. We hebben een informatiebeveiligingsprogramma met administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen die we implementeren en continu bijwerken om jouw persoonlijke informatie te helpen beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Dit omvat beveiligingen zoals firewalls en data-encryptie, fysieke beveiliging en controle op de toegang tot informatie.

Onderneem zelf ook stappen om jouw persoonlijke informatie online te beschermen. Kies een sterk wachtwoord en gebruik niet hetzelfde wachtwoord als je voor andere sites gebruikt. Deel jouw wachtwoord met niemand. SD Worx zal nooit jouw wachtwoord vragen in een ongevraagd telefoongesprek of in een ongevraagde e-mail.

Vertrouw, daar waar beschikbaar, niet enkel op jouw wachtwoord en gebruik sterke authenticatiemechanismen die wij jou ter beschikking hebben gesteld. Vergeet ook niet om van de website uit te loggen en sluit jouw browservenster zodra je klaar bent met je werk. 

SD Worx behoudt zich het recht voor om dit Online Privacy Statement van tijd tot tijd aan te passen om wijzigingen in privacypraktijken of nieuwe privacypraktijken in overeenstemming met deze bepaling weer te geven. Als we wijzigingen aanbrengen in dit Online Privacy Statement, plaatsen we het herziene Statement op onze websites en werken we de datum 'Laatst bijgewerkt' bovenaan dat Online Privacy Statement bij. 

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit wanneer je van mening bent dat we de gegevensbeschermingswetten niet hebben nageleefd. Voor SD Worx Group nv kun je je wenden tot de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, + 32 2 274 48 00 contact@apd-gba.be – www.dataprotectionauthority.be. 

Als je vragen of klachten hebt over dit privacybeleid of dit onderwerp, kun je contact met ons opnemen via privacy@sdworx.com.

Als je klant bent en je privacygerelateerde vragen hebt, kun je contact opnemen met jouw contactpersoon bij SD Worx.